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會計人員在上海辦公桌前檢視財務紀錄並核對單據

指南會計/稅務合規

中國公司的​每月記帳​與稅務申報​如何進行

在中國,每月會計作業是一個持續重複的循環。

  • 獨立指南
  • 8 個章節
  • 適用於外商投資企業

公司提供資料,會計人員檢視並核對,確認待補資訊,準備適用的稅務申報,再完成月結。本指南說明各個步驟、公司內部需要準備的資料,以及循環中常見的斷點。

重點摘要

先對帳,再申報

記帳是將每筆交易分類入帳;對帳則是比對銀行往來、發票及收據。當兩個來源不一致時,差異應作為待處理事項保留,而不是在準備申報前被假設為不存在。

01

每月循環

每月會計循環

對在中國營運的外商投資企業而言,每月都會重複相同的六個步驟。由誰執行各個步驟可能不同,但順序很少改變。這是作業流程的說明,而不是服務方案的介紹。

  1. 01準備當月紀錄
  2. 02檢視單據與銀行往來
  3. 03入帳與對帳
  4. 04確認待補事項
  5. 05準備適用的申報表
  6. 06完成月結

公司彙整銷售與採購單據、銀行對帳單及佐證紀錄。會計人員檢查每份單據是否完整,並與銀行往來比對。交易會分類入帳,並在銀行、發票及合約紀錄之間相互核對。缺漏會被列出並加以確認。若有適用的定期申報,便依據這些已核對的紀錄準備並申報。接著記錄申報狀態及待處理事項,並為下一期做好準備。

02

每月需準備的紀錄

循環中屬於公司端的部分是內部準備工作。對外商投資企業而言,典型的一個月包括以下紀錄。公司有員工時,薪酬數據也應納入同一次交接;稅務通知及以往的申報確認,若影響當期,也應一併提供。

  • 當月開立的銷售發票
  • 取得的供應商發票及費用單據
  • 公司所有帳戶的銀行對帳單
  • 特殊或大額付款的合約及付款說明
  • 公司有員工時的薪酬及社會保險數據
  • 相關的稅務申報確認及以往申報紀錄

03

記帳與對帳如何進行

記帳是將每筆交易分類至正確的科目,並維護當期的帳簿。對帳則是將公司的各項紀錄相互比對:銀行往來與發票比對,兩者再與合約及付款說明比對。

銀行對帳單與發票,是從兩個角度記錄同一筆業務。將兩者比對,可以在準備任何申報前,找出未付款或未入帳的項目。有發票卻沒有對應付款,或有付款卻沒有發票,都會成為必須追查的待處理事項。

缺漏或不一致的單據會被列出,並在完成當月工作前與公司確認。當月無法解決的項目,會以「未解決」的狀態結轉,而不是假設已經處理。在資料不完整時,正是這種結轉方式讓帳簿保持真實。

04

每月資料交接

這個循環仰賴雙向清楚的交接。公司在約定日期前提供當月紀錄;會計人員回覆一份簡短的待處理事項清單,並在工作完成後告知當月的申報狀態。

公司需要準備

  • 在約定日期提供紀錄
  • 回覆待處理事項的問題
  • 確認特殊交易
  • 將薪酬數據提供給會計檔案

會計人員回覆

  • 已檢視並入帳的單據
  • 已核對的銀行、發票及合約項目
  • 仍未解決的缺漏清單
  • 當月的申報狀態

當回覆延遲時,受影響的項目會移到下一個循環。雙方約定的日期及各自的單一聯絡窗口,才能讓每個月的作業可預期。這是內部的作業習慣,並不是收費標準,也不是服務委託的交付成果清單。

05

稅務申報如何融入每月循環

每月會計通常是公司各項適用定期稅務申報的基礎。適用哪些申報、多久申報一次,取決於公司的申報情況及稅務登記。每家公司的範圍都不同。申報表是依據已核對的紀錄準備的,這也是為什麼對帳要先進行。

本指南停留在作業流程層面,不說明如何開立、取得或更正發票,也不說明增值稅申報期、銷項稅額與進項稅額或申報表的遞交方式。這些主題各有專屬指南。

想了解發票如何運作,請閱讀中國發票指南。想了解增值稅申報如何進行,請閱讀中國增值稅申報說明。有別於每月帳務、較深入的發票作業,屬於另一個作業流程,由增值稅與發票支援處理。

06

月末會發生什麼

當紀錄完成檢視、適用的申報工作也完成後,循環會以清楚可見的結帳告一段落,而不是承諾所有待處理事項都已消失。

  • 當期已核對的紀錄
  • 仍有未解決事項時的清單
  • 當月的申報狀態
  • 為下一個報告期整理好的紀錄

並非每個待處理事項都能在同一個月內結清。重要的是,每一項都清楚可見,並結轉到下一個循環。時間取決於紀錄及回覆何時送達。不完整的月份,不應只因為日期已過就視為已結帳。

07

常見的每月會計錯誤

這些是公司內部的準備缺失,而不是一份附加服務的目錄。每一項都會讓會計人員只能依據不完整的資料工作。

01

沒有每月的單據例行作業

紀錄提供不規律,缺漏往往要到申報時才浮現。

02

發票與銀行收付款不相符

有發票卻沒有對應付款,或有付款卻沒有發票,都必須在該期資料可被信賴之前追查清楚。

03

薪酬數據沒有提供給會計

薪酬及社會保險數據若留在會計流程之外,紀錄就會不完整。公司有員工時,這些數據是每月交接的一部分,而不是到年底才出現的意外。日常薪酬作業本身,請參閱薪酬計算與社會保險。

04

銀行帳戶開立較晚

在公司帳戶開立之前,早期的付款及收款可能在帳戶以外處理,因此最初幾個月較難對帳。

05

年度工作建立在不完整的帳簿上

以累積了數個月未解決事項的帳簿準備年終,會花更長時間,也更難準確完成。年度時程屬於另一份指南:中國公司年度合規檢查清單。

08

本指南不涵蓋的內容

一般的每月會計涵蓋帳簿、對帳、以帳簿為基礎的定期申報,以及月末結帳。本指南是為外商投資企業說明這個循環的教育性導覽。

較深入的發票作業及增值稅申報表本身,仍以上方連結的專屬指南為準。年度報告、外商投資年度信息及企業所得稅年度匯算清繳,都不屬於每月步驟。

如果希望由外部團隊執行每月循環,請參閱會計與稅務合規,了解服務範圍、每月交付內容及報價方式。

每月會計服務常見問題

公司每月應準備哪些紀錄?

銷售發票、供應商發票、公司所有帳戶的銀行對帳單、特殊付款的合約及付款說明、公司有員工時的薪酬及社會保險數據,以及相關的稅務申報確認。

為什麼銀行紀錄與發票需要核對?

兩者是從兩個角度記錄同一筆業務。將兩者比對,可以在準備申報前找出未付款或未入帳的項目。當兩個來源不一致時,差異應作為待處理事項保留,而不是憑假設處理。

單據缺漏時會怎麼處理?

缺漏會被列出並向公司提出。依賴缺漏項目的工作可以等待補齊;仍未解決的項目會以「未解決」狀態結轉,而不是以不完整的紀錄結帳。

月末會發生什麼?

紀錄完成核對、記下申報狀態、列出未解決事項,並為下一期做好準備。並非每個待處理事項都能在同一個月內結清。

每月會計可以外包嗎?

可以。許多公司會委託外部會計人員處理本指南所說明的循環。如需由 YOUYI 負責記帳、對帳、定期申報及月末結帳,請參閱「會計與稅務合規」的服務範圍。

下一步

委託管理每月循環

本指南說明作業流程。如果您希望由 YOUYI 記帳、核對紀錄、在約定範圍內準備定期申報並完成月結,請前往服務頁面。

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