01
每月循環
每月會計循環
對在中國營運的外商投資企業而言,每月都會重複相同的六個步驟。由誰執行各個步驟可能不同,但順序很少改變。這是作業流程的說明,而不是服務方案的介紹。
- 01準備當月紀錄
- 02檢視單據與銀行往來
- 03入帳與對帳
- 04確認待補事項
- 05準備適用的申報表
- 06完成月結
公司彙整銷售與採購單據、銀行對帳單及佐證紀錄。會計人員檢查每份單據是否完整,並與銀行往來比對。交易會分類入帳,並在銀行、發票及合約紀錄之間相互核對。缺漏會被列出並加以確認。若有適用的定期申報,便依據這些已核對的紀錄準備並申報。接著記錄申報狀態及待處理事項,並為下一期做好準備。
02
每月需準備的紀錄
循環中屬於公司端的部分是內部準備工作。對外商投資企業而言,典型的一個月包括以下紀錄。公司有員工時,薪酬數據也應納入同一次交接;稅務通知及以往的申報確認,若影響當期,也應一併提供。
- 當月開立的銷售發票
- 取得的供應商發票及費用單據
- 公司所有帳戶的銀行對帳單
- 特殊或大額付款的合約及付款說明
- 公司有員工時的薪酬及社會保險數據
- 相關的稅務申報確認及以往申報紀錄
03
記帳與對帳如何進行
記帳是將每筆交易分類至正確的科目,並維護當期的帳簿。對帳則是將公司的各項紀錄相互比對:銀行往來與發票比對,兩者再與合約及付款說明比對。
銀行對帳單與發票,是從兩個角度記錄同一筆業務。將兩者比對,可以在準備任何申報前,找出未付款或未入帳的項目。有發票卻沒有對應付款,或有付款卻沒有發票,都會成為必須追查的待處理事項。
缺漏或不一致的單據會被列出,並在完成當月工作前與公司確認。當月無法解決的項目,會以「未解決」的狀態結轉,而不是假設已經處理。在資料不完整時,正是這種結轉方式讓帳簿保持真實。
04
每月資料交接
這個循環仰賴雙向清楚的交接。公司在約定日期前提供當月紀錄;會計人員回覆一份簡短的待處理事項清單,並在工作完成後告知當月的申報狀態。
公司需要準備
- 在約定日期提供紀錄
- 回覆待處理事項的問題
- 確認特殊交易
- 將薪酬數據提供給會計檔案
會計人員回覆
- 已檢視並入帳的單據
- 已核對的銀行、發票及合約項目
- 仍未解決的缺漏清單
- 當月的申報狀態
當回覆延遲時,受影響的項目會移到下一個循環。雙方約定的日期及各自的單一聯絡窗口,才能讓每個月的作業可預期。這是內部的作業習慣,並不是收費標準,也不是服務委託的交付成果清單。
05
06
月末會發生什麼
當紀錄完成檢視、適用的申報工作也完成後,循環會以清楚可見的結帳告一段落,而不是承諾所有待處理事項都已消失。
- 當期已核對的紀錄
- 仍有未解決事項時的清單
- 當月的申報狀態
- 為下一個報告期整理好的紀錄
並非每個待處理事項都能在同一個月內結清。重要的是,每一項都清楚可見,並結轉到下一個循環。時間取決於紀錄及回覆何時送達。不完整的月份,不應只因為日期已過就視為已結帳。
07
常見的每月會計錯誤
這些是公司內部的準備缺失,而不是一份附加服務的目錄。每一項都會讓會計人員只能依據不完整的資料工作。
沒有每月的單據例行作業
紀錄提供不規律,缺漏往往要到申報時才浮現。
發票與銀行收付款不相符
有發票卻沒有對應付款,或有付款卻沒有發票,都必須在該期資料可被信賴之前追查清楚。
銀行帳戶開立較晚
在公司帳戶開立之前,早期的付款及收款可能在帳戶以外處理,因此最初幾個月較難對帳。
08
本指南不涵蓋的內容
一般的每月會計涵蓋帳簿、對帳、以帳簿為基礎的定期申報,以及月末結帳。本指南是為外商投資企業說明這個循環的教育性導覽。
較深入的發票作業及增值稅申報表本身,仍以上方連結的專屬指南為準。年度報告、外商投資年度信息及企業所得稅年度匯算清繳,都不屬於每月步驟。
如果希望由外部團隊執行每月循環,請參閱會計與稅務合規,了解服務範圍、每月交付內容及報價方式。






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